„Nie ma ludzi niezaangażowanych. Są ludzie w środowisku, które przestało angażować” – David Marquet były dowódca atomowej łodzi podwodnej w marynarce USA.

Z budowaniem zaangażowania poszczególnych pracowników, jak też całych zespołów jest jak z przygotowaniem smacznego posiłku. Nie ma jednej jedynej recepty. Jest za to różnorodność składników, przypraw oraz specyfika procesu. W tym wszystkim znaczenie ma także wiedza na temat tego, co i w jakich ilościach zastosować. Właściwe proporcje wydobędą z potraw jej głębię smaku. Jednak gdy jednego ze składników będzie zbyt dużo, to potrawa może stać się niejadalna. Ponadto znaczenie ma także, nomen omen – zaangażowanie gotującego.

Gdyby istniało jedno właściwe rozwiązanie dotyczące motywowania, to dawno zostałoby wymyślone, opisane i już zapewne byłoby ogólnodostępne – jak wiedza, że 2+2 = 4. Jednak tak nie jest. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że motywowanie, budowanie zaangażowania dotyczy człowieka. Jak mawiają psycholodzy: różni ludzie, w różnych sytuacjach zachowują się różnie.
Do miejsca pracy przychodzą ludzie z różnorodnym życiowym doświadczeniem wyniesionym z domu, szkoły, czy też poprzedniego miejsca pracy. Na to nakładają się cechy osobowościowe. Jak pokazują różnorodne badania znaczenie ma np. poziom pewności siebie – dwie osoby o różnym poziomie pewności siebie będą inaczej interpretować to samo wydarzenie. Zwrócenie uwagi na jakość wykonanego zadania może na jedną osobę wpłynąć motywująco, a na drugą wręcz przeciwnie. Tak jak dla jednej osoby odrobina papryczki chili doda wyrazistości smaku, to w przypadku drugiej osoby sprawi, że nie zje tej potrawy.

Więc zła wiadomość jest taka, że nie ma pilota z przyciskiem „motywacja”, a najlepiej „wysoka motywacja”. Nie da się zrobić przysłowiowego „klik” i oczekiwać na pożądane efekty. Z kolei pozytywna informacja jest taka, że motywowanie to nie żadna tajemna wiedza. Owszem, nie każdy jest w stanie zostać wirtuozem kuchni, ale każdy jest w stanie opanować podstawową wiedzę na temat wybranych składników oraz umiejętność ich łączenia dzięki czemu będzie w stanie przygotować wystarczającą liczbę smacznych dań.

Od czego warto zacząć? Przede wszystkim na zarządzanie należy znajdować czas. Niektórzy przedsiębiorcy uwielbiają sprzedawać. Całe dnie mogliby spędzać na spotkaniach z klientami. Spotykam też takich właścicieli firm, którzy najchętniej skupiliby się na pracy związanej z wytwarzaniem – miałem okazję doradzać pewnej firmie biomedycznej, w której jeden ze współwłaścicieli najchętniej nie wychodziłby z laboratorium. Tak więc znajduj czas na zarządzanie, znajduj czas na budowanie angażującego środowiska.

W kolejnym kroku przestań mówić potrawie, aby była smaczna. Wielu menedżerów często zadaje pytanie: „jak zmotywować pracowników do …?” To jest niewłaściwe pytanie. Motywacja, to wewnętrzna chęć. Zadaniem kierownika, lidera, szefa jest stwarzanie warunków, w których inni ludzie będą chcieli angażować się, dawać z siebie więcej.

Podczas budowania angażującego środowiska pracy warto zwrócić szczyptę uwagi na działanie ludzkiego mózgu. W dużym uproszczeniu ludzki mózg posiada dwa kluczowe obwody: zagrożenia oraz nagrody. Celem tych obwodów jest zapewnienie przetrwania. Pierwszy z nich, niczym radar, koncentruje się na wyszukiwaniu wszelkich niebezpieczeństw, które mogą zagrażać przetrwaniu. Jest to układ nazywany także „uciekaj lub walcz”. Dla mózgu zagrożeniem może być zarówno jadący na nas samochód jak i kolega z pracy, który np. punktuje nasze niedociągnięcia. O ile jednorazowe dawki stresu mogą być dla człowieka zbawienne i uratować życie w chwili zagrożenia, to chroniczny stres bywa zabójczy. Nie tylko wyniszcza organizm, ale działa negatywnie m.in. na zaufanie, bez którego trudno choćby o współpracę w zespole i zaangażowanie.
Z kolei aktywacja układu nagrody prowadzi do uwalniania dopaminy – neuroprzekaźnika, który jest odpowiedzialny m.in. za odczuwanie pozytywnych doznań. Jednak z dopaminą również należy uważać. Jej nadmiar może okazać się szkodliwy i prowadzić do organizacyjnych wypaczeń. Załóżmy, że system wynagradzania jest oparty na premiach. Premia to nagroda, więc warto otrzymać premię. Jednak tutaj czyha kilka pułapek. Do dopaminy można przyzwyczaić się – więc z czasem, aby poczuć tę samą radość pracownik będzie oczekiwał wyższej premii. Po drugie zdobywanie premii może stać się celem samym w sobie – bez względu na dobro firmy i jakość relacji z innymi współpracownikami. To z kolei może aktywować u innych ich obszary zagrożenia. I tak z jednej strony zyskamy bardzo zaangażowanego pracownika, a z drugiej być może szerszą grupę zdemotywowanych. Dlatego do aktywowania układu nagrody warto wykorzystywać takie narzędzia jak: docenianie, odpowiednia informacja zwrotna, możliwość osiągania sukcesów.

David Rock, autor książki „Twój mózg w działaniu” zwraca uwagę na 5 elementów, które wpływają na to, że albo środowisko mocniej stymuluje zagrożenia, albo nagrody. Są to: status, pewność, autonomia, przynależność oraz sprawiedliwość.

• Status – poczucie posiadanego statusu w zespole odgrywa istotną rolę w odbiorze całego środowiska pracy, a co za tym idzie wpływa na zaangażowanie. Bez względu na rodzaj wykonywanych zadań (czy są to zadania z zakresu zarządzania, techniczne, czy też sprzątanie) pracownicy chcą czuć się ważni i wartościowi – jako menedżer masz na to ogromny wpływ – z jednej strony dotyczy to Twojego zachowania (jak Ty odnosisz się do poszczególnych osób), a z drugiej strony tego, czy korygujesz negatywne zachowania innych (gdy np handlowiec „gwiazda” z pogardą odnosi się do innych pracowników).
• Pewność – zgodnie z powiedzeniem, że zła wiadomość jest lepsza od braku wiadomości układ zagrożenia skanuje otoczenie i stara się wyciągać wnioski dotyczące bezpieczeństwa, np „czy intencje drugiej osoby są wobec mnie szczere?”. Pewien właściciel firmy otrzymał z rynku negatywne informacje dotyczące obsługi klienta przez jego firmę. Postanowił, że poświęci temu zagadnieniu więcej czasu. Zaczął więc przychodzić do działu obsługi klienta i przyglądał się pracy poszczególnych osób. Jednak nikomu nie zdradził celu swoich wizyt. Wśród pracowników powstała panika, że szef będzie zwalniać. Sytuacja była na tyle stresowa, że niektórzy pracownicy zaczęli popełniać więcej błędów, niż to standardowo miało miejsce. Część osób dla swojego bezpieczeństwa wybrała się na L4. To wszystko wpłynęło na rzeczywiste obniżenie standardów pracy. Tak więc niepewność prowadzi do aktywacji układu zagrożenia. Z kolei poczucie pewności będzie sprzyjać uruchomieniu obwodu nagrody. W jaki sposób Twoje słowa i zachowania generują stan pewności? Czy udzielasz informacji zwrotnych? Jak często? Pamiętaj, że pracownicy z dużo większą czujnością zwracają uwagę na Twoje słowa i zachowania.
• Autonomia – poczucie wpływu na wykonywane zadania posiada istotną moc w budowaniu motywacji; niestety wielu menedżerów stosując mikrozarządzanie i dyrektywny styl zarządzania „zabijają” inicjatywę i zaangażowanie. W jaki sposób wspierasz poczucie autonomii w swojej firmie, w swoim zespole?
• Przynależność – jedną z najcięższych kar w więzieniu jest kara izolatki. Zapewne nikt w Polsce nie zamyka swoich pracowników w izolatkach, co nie oznacza, że nie jest stosowane wykluczenie. Jak pokazują badania pracownicy łatwiej zniosą krzyk, krytykę, wypominanie błędów (bo mają świadomość, że są przynajmniej zauważani przez drugą osobę) niż traktowanie jak powietrze. Ludzki mózg traktuje ból społeczny podobnie jak ból fizyczny. Tak więc jakie działania prowadzisz, aby budować relacje? Jak z tym zagadnieniem radzą sobie podlegający Tobie menedżerowie? Jakie działania podejmujesz, gdy widzisz, że ktokolwiek w Twojej firmie wyklucza drugą osobę?.
• Sprawiedliwość – poczucie sprawiedliwości odgrywa istotną rolę w budowaniu zaangażowania. Badania pokazują, że ta sama część mózgu, która rejestruje przyjemność fizyczną (np spożycie czegoś smacznego) reaguje również na poczucie sprawiedliwości. Co ważne, poczucie sprawiedliwości odnosi się także do traktowania osób trzecich – załóżmy, że Barbara jest główną księgową w firmie, w której szef w sposób niesprawiedliwy (wg Barbary) traktuje Joannę z sekretariatu. Taka sytuacja będzie negatywnie rzutować na poczucie sprawiedliwości odczuwane przez Barbarę włącznie z możliwością obniżenia jej zaangażowania i zwiększoną gotowością do poszukiwania nowej pracy.

Co możesz, już dziś zmienić w swoim środowisku pracy wykorzystując model Davida Rocka?
Co możesz zmienić w swoim zachowaniu?
Na co zwrócisz uwagę w zachowaniu innych osób, aby tworzyć motywujące środowisko pracy?

Budując zaangażowanie warto także zwrócić uwagę na swoiste drogowskazy, które mocno oddziałują na istotny czynnik wpływający na motywację – poczucie sensu. Wiele osób, gdy nie dostrzega sensu w tym co robią, traci zapał, zmniejsza swoje zaangażowanie. Dlatego warto korzystać z narzędzi, które potrafią pozytywnie oddziaływać na poczucie sensu. Takimi narzędziami mogą być: misja i wizja firmy. Niestety te drogowskazy często traktowane są „z góry”. Ich opracowanie powierza się specjalistom od marketingu, lub ceduje na zewnętrznych konsultantów. I rzeczywiście wówczas nie mają prawa przynieść żadnych korzyści.
Tak więc, jeśli chcesz tworzyć środowisko, które ma szansę wyzwalać zaangażowanie innych osób zadbaj o to, aby ludzie dostrzegali głębszy sens swojej pracy.

• Misja firmy
  Ponoć, gdyby zapytać osobę zajmującą się sprzątaniem w firmie Volvo czym się zajmuje, to można usłyszeć odpowiedź: „pomagam budować bezpieczne samochody”.
  Jednak nie trzeba szukać aż tak daleko.
  W pewnym niewielkim studio zajmującym się m.in. projektowaniem graficznym właściciel zauważył, że graficy chętnie angażowali się w zlecenia, które były dla nich wyzwaniem i pomagały im wzbogacać ich portfolio. Jednocześnie unikali zleceń, które traktowali jako proste i mało twórcze. Z kolei dla klientów tej firmy ważne było, aby otrzymali narzędzia (np. ulotkę, folder), które pozwolą im osiągać ich cele biznesowe – a więc klient nie skupiał się na tym, czy ulotka będzie piękna graficznie, tylko czy będzie skuteczna. Dlatego dla właściciela tego studia graficznego sporym wyzwaniem było „motywowanie” grafików do wykonywania tzw. prostych prac.
  Dopiero gdy sam odpowiedział sobie na pytanie: „co jest celem mojej firmy?” współpraca z grafikami uległa znaczącej poprawie. Właściciel ten uznał, że misją ich firmy jest: „pomaganie klientom w komunikowaniu się oraz sprzedaży”. Dzięki temu poziom dyskusji z grafikami przeniósł się w inny wymiar. Zamiast rozmawiać o zleceniu pod kątem jego atrakcyjności w portfolio danego grafika rozmawiano o wyzwaniu, jakim było stworzenie dla klienta narzędzia do jego skutecznej komunikacji i wsparcia jego sprzedaży. Nie oznacza to, że graficy zupełnie przestali interesować się swoim portfolio. Jednak nie to wybijało się na pierwszy plan rozmów w firmie.
  Podobnie może być z wieloma innymi stanowiskami w firmach. Osoba pracująca w dziale infolinii może „tylko” odbierać telefon i przyjmować zgłoszenie awarii samochodu, a może (realizując misję firmy) pomagać klientom, którzy mają problemy w podróży.
  Poczucie sensu jest bardzo silnym motywatorem zarówno na poziomie indywidualnym, jak też grupowym. Dlatego prawdziwa, rzeczywista Misja firmy może być ważnym narzędziem budowania zaangażowania i na pewno warto z niego korzystać.
• Wizja
  Z technicznego punktu widzenia można powiedzieć, że wizja firmy to jej obraz w przyszłości. Jednak samo określenie takiego obrazu niekoniecznie wpłynie na budowę zaangażowania.
  Wizja to tak naprawdę marzenia, które mają urzeczywistnić się. Wizja, to wewnętrzny żar, który nosi w sobie lider i którym rozpala ogień zaangażowania w innych ludziach.
  Dlaczego autentyczna wizja działa i wzmacnia zaangażowanie? Zarówno badania naukowe, jak i praktyka życia uczą nas, że posiadanie celu działa motywująco i potrafi zwiększyć naszą wytrwałość. Dzięki niej jesteśmy w stanie pokonywać mniejsze i większe wyzwania, a więc osiągać mniejsze i większe sukcesy, które wzmacniają naszą motywację i zaangażowanie.
  Aby wizja mogła spełniać swoją rolę powinna być wpleciona w codzienną pracę. Na każdym szczeblu członkowie zespołu powinni wiedzieć, jak ich praca przyczynia się do realizacji określonej wizji.
  Niestety bywa tak, że właściciele często nie komunikują pracownikom wizji rozwoju firmy. Więc ci często nie rozumieją podejmowanych decyzji oraz nie dostrzegają głębszego sensu w wielu wykonywanych czynnościach.
  Ralph Waldo Emerson, amerykański poeta i eseista powiedział: „Nigdy nie osiągnięto niczego wielkiego bez entuzjazmu”. Jeśli lider ma wizję, która wzbudza w nim entuzjazm, to jest ogromna szansa, że będzie swoim entuzjazmem zagrażał innych.

Co istotne, misja, wizja czy też zagadnienia proponowane przez Davida Rocka to narzędzia bezpłatne. Są w zasięgu ręki każdego lidera. Wystarczy po nie sięgnąć i mądrze z nich korzystać.

Czy powyższe zagadnienia wyczerpują temat budowania motywacji i zaangażowania? Z całą pewnością nie. Jednak składniki te są na tyle istotne, że warto zacząć od nich. Już samo „poczucie sprawiedliwości” będzie odnosić się zarówno do występujących relacji na linii szef-pracownicy, pracownicy-pracownicy, jak też do systemu wynagradzania. Pamiętajmy, że często drobne zmiany mogą prowadzić do znaczących rezultatów.

A jak nie będzie wychodzić? To sprawdź co możesz zrobić inaczej następnym razem. Może brakuje jakiegoś produktu? A może jest zbyt dużo którejś przyprawy? Może jest upalne lato i lepiej, aby to było coś lekkiego. A może wręcz przeciwnie – jest mroźna pogoda i warto przygotować coś rozgrzewającego. Nie szukaj jednego, cudownego schematu. Skończ z zaklinaniem „jak zmotywować do …”. Przestań mówić potrawie, żeby była smaczna. Zacznij tworzyć smaczne potrawy. Dobieraj narzędzia i rozwiązania i sprawdzaj, jak działają, jaki przynoszą efekt.
I pamiętaj. Każda potrawa, prędzej czy później znudzi się. Bądź więc proaktywny i przygotowany na modyfikacje.
Powodzenia w budowaniu angażującego środowiska pracy.